DATEV – ein Begriff, den viele Unternehmer und Selbstständige früher oder später zu hören bekommen. Falls du gerade dabei bist, dich mit dieser Software vertraut zu machen, herzlichen Glückwunsch! Du stehst an der Schwelle zu einer der mächtigsten, aber auch manchmal kniffligsten Buchhaltungssoftwares, die Deutschland zu bieten hat. Keine Sorge, es ist wie Fahrradfahren: Am Anfang fühlt es sich kompliziert an, aber wenn du es einmal drauf hast, läuft es (meistens) wie von selbst. Also, schnall dich an – wir machen die ersten Schritte zusammen! 😊
Was ist DATEV eigentlich genau?
Kurz gesagt: DATEV ist der heilige Gral der Buchhaltung und Steuerberatung. Eine Software, die alles kann – von Rechnungsstellung über Lohnbuchhaltung bis zur Steuererklärung. Allerdings ist sie nicht unbedingt selbsterklärend. Falls du aus der Welt von Excel oder anderen Buchhaltungsprogrammen kommst, wird DATEV anfangs ein bisschen wie ein Rätsel wirken. Aber keine Sorge, wir lösen es Stück für Stück.
Erste Schritte mit DATEV – was du unbedingt wissen musst
Viele Anfänger machen denselben Fehler: Sie starten einfach drauflos, klicken sich durch die Menüs und hoffen, dass sich alles intuitiv erschließt. Spoiler: Das wird nicht passieren. DATEV ist kein Netflix, sondern eher wie ein Flugzeug-Cockpit – du brauchst eine kleine Einweisung.
1. Der erste Login – wo geht’s hier lang?
Nach der Installation und Einrichtung deiner Zugänge (das macht oft dein Steuerberater für dich) stehst du vor der DATEV-Oberfläche. Falls du dich fragst, ob das Design absichtlich aus den 90ern stammt – ja, das tut es. 😉 Aber unter der altmodischen Oberfläche steckt eine echte Power-Maschine.
Hier ein paar Begriffe, die dir sofort begegnen werden:
- DATEV Unternehmen Online – Das Portal für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater, hier werden Belege hochgeladen und verarbeitet.
- DATEV Rechnungswesen – Dein Hauptprogramm für Buchführung und Abschlüsse.
- Belegtransfer – Das Tool, um Rechnungen und Belege an DATEV zu schicken.
Tipp: Falls du planst, dich länger mit DATEV zu beschäftigen, solltest du dir die Tastenkombinationen anschauen. Die retten dir auf Dauer viel Zeit.
2. Belege scannen und hochladen – warum ist das so kompliziert?
Falls du dachtest, du kannst Rechnungen einfach per Drag & Drop reinziehen, muss ich dich enttäuschen. DATEV liebt Strukturen und Prozesse – wildes Hochladen ist nicht drin. Du musst Belege erst scannen oder fotografieren, dann kategorisieren und dann erst hochladen. Klingt umständlich? Ist es auch. Aber es gibt einen Grund: Jeder Beleg landet genau dort, wo dein Steuerberater ihn braucht.
So geht’s am einfachsten:
- Nutze die DATEV Upload App – damit kannst du Belege direkt vom Handy aus hochladen.
- Falls du mit dem Scanner arbeitest: Speichere die Dateien als PDF oder TIFF – andere Formate mag DATEV nicht so gern.
- Beschrifte die Belege sinnvoll, damit du später nicht raten musst, was „Rechnung_1234“ wohl war.
Typische Anfängerfehler – und wie du sie vermeidest
Egal wie organisiert du bist, die ersten Wochen mit DATEV werden dich herausfordern. Hier sind die häufigsten Fehler und wie du sie umgehen kannst:
1. Belege werden nicht richtig verbucht
Du hast eine Rechnung hochgeladen, aber dein Steuerberater sieht sie nicht? Willkommen in der Welt von „nicht richtig zugewiesen“. Jede Datei braucht eine Kategorie, sonst verschwindet sie in den Untiefen des Systems.
Lösung: Schau nach, ob du die Rechnung wirklich in DATEV Unternehmen Online und nicht nur auf deinem Rechner abgelegt hast.
2. Das Konto wird nicht synchronisiert
DATEV kann dein Bankkonto automatisch einbinden und Transaktionen abrufen. Aber Achtung: Falls du die Bankzugänge nicht korrekt hinterlegst, bleibt dein Kontostand in DATEV auf einem Stand von vor zwei Wochen.
Lösung: Prüfe regelmäßig unter Bankdatenabgleich, ob die Synchronisation klappt.
3. Angst vor der Software
Manche Nutzer fassen DATEV nur mit Samthandschuhen an, aus Angst, etwas falsch zu machen. Das führt dazu, dass Belege sich stapeln und irgendwann das Chaos ausbricht.
Lösung: Mach regelmäßig Buchungen und Beleg-Uploads – DATEV ist wie ein hungriges Haustier, das ständig gefüttert werden will.
Muss ich einen Steuerberater haben, oder kann ich DATEV alleine nutzen?
Kurz gesagt: Du kannst DATEV selbst nutzen, aber es macht nur begrenzt Spaß (ich hasse es echt wie die Pest, sorry!!!!). Die meisten Funktionen sind für die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater optimiert. Falls du buchhalterisch fit bist, kannst du viel selbst machen – aber spätestens bei komplexen Themen wie Umsatzsteuervoranmeldungen wirst du merken, dass ein Profi viel Stress erspart.
Falls du es dennoch probieren willst:
- DATEV bietet Online-Schulungen, die wirklich hilfreich sind.
- Es gibt YouTube-Tutorials, die viele Probleme auf einfache Weise erklären.
- Falls du Fragen hast, gibt es das DATEV-Forum, wo sich Nutzer austauschen.
Fazit: DATEV ist kein Hexenwerk, aber eine kleine Herausforderung
DATEV ist ein bisschen wie ein anspruchsvolles Computerspiel – anfangs schwer zu verstehen, aber mit der richtigen Strategie kommt man ans Ziel. Wenn du die Basics beherrschst, wirst du merken, dass vieles gar nicht so schlimm ist, wie es aussieht. Bleib dran, frag nach, wenn du nicht weiterkommst, und vor allem: Hab Geduld mit dir selbst. Auch Steuerberater haben mal mit DATEV angefangen – und sind trotzdem nicht daran verzweifelt. 😉
So, und jetzt ran an die Belege! 🚀(man hat ja auch sonst nix zutun ^^)